Cómo organizar un Congreso Internacional de Marketing en la Universidad de Sevilla y no morir en el intento

Parece tan lejano aquel mes de septiembre de 2014 en la ciudad de Elche, en el que varios miembros de la Junta directiva de AEMARK (Asociación Española de Marketing Académico y Profesional) nos propusieron la organización de su congreso anual en la Universidad de Sevilla para el año 2017, que si ahora fuese posible hacer una vuelta al pasado, es más que probable que el entusiasmo y la emoción que mostramos en aquel momento experimentasen un cierto descenso de nivel. Desde el pasado mes de septiembre que recibimos el testigo de manos de nuestros compañeros de la Universidad de León, magníficos anfitriones en la organización de AEMARK 16, la carrera desenfrenada y multitarea por lograr organizar la 29 edición del Congreso Internacional AEMARK 17 y hacerlo al altísimo nivel de nuestros antecesores, se ha convertido en el día a día de los compañeros que pilotamos el Comité Organizador de dicho congreso.

Han sido meses de muchos contactos con empresas y colaboradores, proveedores de servicios, instituciones… Reuniones de trabajo con el equipo organizador para ir recogiendo ideas y propuestas de cara a organizar una edición que esté a la altura de anteriores pero que aporte elementos diferenciadores. Han sido semanas de promoción del congreso en redes sociales, newsletter, e-mails,… dirigidos a investigadores y profesionales socios de AEMARK y a todos los académicos del área de marketing en la universidad española y de universidades portuguesas y latinoamericanas. Muchos momentos de dudas ante la incertidumbre de ser capaces de diseñar un congreso atractivo para la comunidad científica del área de marketing; de poder alcanzar la financiación necesaria que conlleva un evento de esta magnitud; de no estar a la altura de anteriores organizaciones en un congreso que alcanza su edición 29.

Ya estamos de pleno metidos en el sprint final de las tareas organizativas y, tras varios meses de trabajo, empezamos a traducir toda esta empresa en un sin fin de cifras que dibujan la magnitud del evento que tendrá lugar en Sevilla los próximos días 6, 7 y 8 de septiembre de 2017, el XXIX Congreso Internacional de Marketing AEMARK 17.

Las cifras

225 congresistas provenientes de 50 universidades de más de 12 países, 3 editores invitados de revistas internacionales de alto impacto en el área de Marketing, 11 empresas e instituciones entre colaboradores y patrocinadores y 12 estudiantes de los grados en Turismo y Marketing de la Universidad de Sevilla serán colaboradores voluntarios. En el congreso  AEMARK 17 se defenderán 106 ponencias61 trabajos en curso y 9 pósteres, organizadas en cinco bloques de cinco sesiones paralelas durante los tres días del congreso. Se presentarán para ser mejorados por expertos internacionales, 14 proyectos de tesis doctorales en el III Doctoral Colloquium que compone el pre-Congreso, y 11 tesis doctorales, leídas en el pasado curso en el área de marketing, optarán al Premio a la Mejor Tesis Doctoral del área en el curso 2016-2017. Además de este premio, se otorgarán hasta 7 premios y menciones a los mejores trabajos de investigación publicados o presentados  al congreso y un premio especial a la trayectoria en marketing de un investigador/a.

Las actividades del congreso, entre académicas y lúdicas, se desarrollarán en 3 espacios propios de la Universidad de Sevilla, siendo la sede del Congreso la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales, y en 4 espacios ajenos a la universidad, lo que permitirá a los congresistas conocer diferentes lugares para disfrutar del patrimonio cultural y gastronómico de nuestra ciudad. Los participantes tendrán la oportunidad de escuchar los consejos de cuatro editores de algunas de las principales revistas del área; conocer de primera mano dos proyectos de investigación, provenientes de acuerdos universidad-empresa, que utilizan tecnologías aplicadas a la investigación en marketing; y aprender de la experiencia real en el campo de marketing de cinco empresas que participarán en el meetup de empresas.

Con un presupuesto que supera los 60.000 euros hemos contado con auto-financiación, principalmente (90%) proveniente de las cuotas de inscripción de los congresistas, un 6,5% de financiación de entidades privadas y apenas un 3,5% como ayuda de la Universidad de Sevilla (Vicerrectorado de Extensión Universitaria). Es curioso, cuando menos, que el Vicerrectorado de Investigación de la Universidad de Sevilla no haya considerado a nuestro Congreso Internacional merecedor de ni uno solo de los más de 200.000 euros que ha destinado la Universidad de Sevilla, en los dos últimos años, a Ayudas para realizar congresos y reuniones científicas con proyección internacional. Ni un euro hemos recibido en las dos convocatorias del Plan Propio de Investigación (véanse Resoluciones de las convocatorias 2016 y 2017) en las que presentamos nuestra solicitud de ayuda, al entender que un evento científico de esta magnitud recibiría apoyo por parte del Vicerrectorado responsable del reparto de los fondos para el desarrollo de la investigación. Pero no fue así. Y aún estamos a la espera de que nos justifiquen los motivos de tal decisión tras haber presentado solicitud formal de información y recurso de reposición contra dicha resolución, firmado por los profesores y profesoras integrantes del Comité Organizador del Congreso.

Pero os puedo asegurar, a pesar de las dificultades y de las muchas horas invertidas y restadas a nuestro tiempo de ocio, que la organización de un congreso científico internacional es una auténtica escuela de gestión eficiente de los recursos, un aprendizaje en el diseño y planificación de tareas, una práctica en la organización de equipos humanos y una oportunidad inigualable de formar parte muy activa de un foro de discusión y debate de alto nivel científico -en nuestro caso, también profesional-. Por ello, recomiendo a cualquier docente e investigador universitario que viva esta experiencia al menos una vez en su vida académica. Y lo dice alguien que ya lleva (con esta) tres organizaciones de congresos internacionales a sus espaldas.

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